Деятельность любой компании можно рассматривать как совокупность бизнес-процессов https://weller.ru/novosti/sistema-upravleniya-slozhnymi-delami/. Чтобы управлять операциями компании, вы должны уметь описывать, выполнять, контролировать и улучшать эти процессы.

Что это за процесс
Существует множество определений этого понятия:

Бизнес-процесс – это последовательность взаимосвязанных действий, которые регулярно повторяются с целью создания определенного продукта или услуги для потребителей. При этом потребителями могут быть не только внешние заказчики, но и внутренние.

Возьмем пример. Банк выдает кредиты своим клиентам — это бизнес-процесс с внешним клиентом. Когда тот же банк нанимает кредитного менеджера, клиентом будет начальник отдела банка, который ищет нового сотрудника. Такой бизнес-процесс отвечает внутренним потребностям компании.

Зачем описывать процессы

В каждой организации существуют регламенты и процедуры, призванные упростить деятельность сотрудников. Однако они часто непрозрачны и трудны для начинающих. Кроме того, руководителям может быть сложно следить за выполнением этих правил. Все это приводит к снижению эффективности отдельных сотрудников и компании в целом.

Бизнес-процессы призваны решить указанные проблемы. Описав все регламенты и процедуры, которые используют бизнес-процессы, вы сделаете их прозрачными и понятными. В описании часто обнаруживаются ненужные операции, требующие много времени и денег. Поэтому за счет оптимизации и улучшения бизнес-процессов можно повысить эффективность работы компании.

Как описывать процессы

Процессы также можно описывать с помощью должностных инструкций, но для этого лучше использовать специальные теги. В системе мы взяли за основу нотацию BPMN 2.0. Он позволяет не только описать последовательность действий в процессе, но и выявить его участников. Это, несомненно, одно из основных преимуществ нотации BPMN.

Внутри прямоугольника расположены события и задачи, за которые отвечает участник процесса.

Каковы преимущества

При применении этого подхода вся деятельность компании представляется как цепочка взаимосвязанных бизнес-процессов, а не работа отдельных подразделений. Каждый шаг в этой цепочке можно оптимизировать, чтобы повысить ценность для клиента и тем самым обеспечить ваше конкурентное преимущество.

Кроме того, бизнес-процесс определяет, как различные отделы могут работать вместе для более эффективного достижения целей компании. Он четко регламентирует роли и обязанности каждого участника процесса. Разные отделы не должны конкурировать за одни и те же ресурсы. В рамках одного процесса они работают вместе для достижения лучших результатов и увеличения производства.

Описанные процессы легко модифицируются и улучшаются. Поскольку процесс прозрачен и выстроен в строгом порядке, легко понять, на каком этапе требуется доработка и что именно нужно изменить. Компания, способная быстро адаптироваться к изменяющимся потребностям рынка, получает конкурентное преимущество.

И, наконец, описанные процессы можно автоматизировать с помощью BPM-системы. Автоматизация снижает риск человеческой ошибки, экономит время и повышает производительность. Все задачи будут назначаться сотрудникам автоматически в порядке, указанном в схеме. Это означает, что все этапы процесса будут соблюдены, и вы получите предсказуемый качественный результат.